Правила деловой переписки предусматривают обмен документами с партнерами по электронной почте или с курьером, часто — договорами, которые требуется подписать. В такой ситуации к отправлению принято прикладывать сопроводительное письмо, в котором не только перечисляются направленные бумаги, но и поясняется, какие действия ожидаются от получателя. Например, сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору или просто к договору, который нужно подписать и вернуть отправителю. Важно помнить, что закон не устанавливает требований составлять сопроводительные бумаги, но мы рекомендуем всегда делать это, поскольку они помогают избежать неточностей и возможного недопонимания.
Можно выделить две основные функции сопроводительного письма (или, как его часто называют между собой сотрудники, «сопроводиловки»):
- опись направленных документов (если договор, то его название, на скольких листах он составлен, сколько копий);
- указания к действию (например, подписать договор и вернуть одну из копий отправителю).
Поскольку текст сопроводительных бумаг включает опись, рекомендуется составлять их в двух экземплярах: один получатель оставляет себе, а на втором расписывается в получении и возвращает отправителю. После этого сопроводительное письмо нужно зарегистрировать и хранить, как любую важную корреспонденцию. Такой подход помогает решить множество спорных ситуаций.
Для бухгалтерии факт отправки несет только информативный характер в части составления планов доходов и расходов. Отражение фактов хозяйственной деятельности на основании такой бумаги не производится.
Структура сопроводительного письма
Поскольку оно не является обязательным, то и требований к оформлению и содержание нормативно не установлено. Но следует помнить, что в 2019 году правила оформления писем подпадают под действие стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003 года. Можно составить такую структуру:
- Шапка.
- Номер и дата.
- Обращение.
- Текст.
- Приложение.
- Подписи и печать.
Разберем некоторые из них подробнее.
Шапка
Как правило переписка бюджетных организаций оформляется на фирменном бланке. В шапке нужно указать название адресата и его реквизиты, а также конкретного получателя — ответственное лицо. Можно адресовать двум и более получателям одновременно. При этом можно указать либо список имен, либо перечень должностей. Прописывать фамилию и инициалы не обязательно, но желательно с точки зрения делового этикета.
Номер и дата
Нумерация писем производится согласно правилам делопроизводства организации, которые устанавливаются локальными актами. Делопроизводство некоторых направлений регулируются отраслевыми актами (нотариат, вооруженные силы). Как правило, требуется указать входящий или исходящий номер и дату получения или отправления.
Текст
Текст рекомендуем начинать с фраз: «Высылаем вам…», «Представляем вам…», с целью выделения ключевой формулировки. После этого перечислите документы, которые направляете, с фиксацией их номера и даты (при наличии). В заключительной части необходимо обратить внимание на цель отправления. Уместны следующие формулировки:
- прошу подтвердить получение;
- прошу подписать договор и возвратить в срок до;
- прошу согласовать текст договора и возвратить с комментариями (направить протокол разногласий);
- прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
- прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации.
В тексте возможно выделять жирным или подчеркнутым шрифтом фразы, которые имеют наиболее важную смысловую нагрузку.
Приложение
Обязательное составьте опись всех документов, которые направляете. При этом, чтобы в будущем избежать возможных разногласий, рекомендуется унифицировать каждый элемент перечня, указать полное название, количество экземпляров и листов каждого документа. Например, «Договор на поставку канцелярских товаров № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 5 листах каждый». В заключении рекомендуется прописать количество пунктов приложения и общее количество листов: «Итого направлено 2 документа на 13 листах».
Подпись
Сопроводительные документы скрепляются подписью руководителя или ответственного лица, если это предусмотрено правилами делопроизводства. Наличие подписи главного бухгалтера или иного лица финансовой службы не обязательно. Тем не менее, рекомендуем предусмотреть правилами делопроизводства схему информирования бухгалтерии, чтобы избежать ситуации, когда отсутствуют необходимые согласования.
Что касается печати, то в 2019 году юридические лица не обязаны иметь круглую печать для удостоверения издаваемых документов, в том числе и писем (82-ФЗ от 06.04.2015). Поэтому наличие ее на бланке остается на усмотрение делопроизводителей.
Бывала ли у вас такая ситуация, когда на носу конец отчетного периода, а потенциальный клиент никак не соглашается на сделку? Можно начать паниковать и превратиться в назойливого продавца. Но есть лучший и более эффективный способ. Вместо того, чтобы преследовать своего потенциального клиента бесконечными телефонными звонками и агрессивными письмами, попробуйте более тонкий подход – написать ему эффективное и побуждающее к действию письмо для заключения договора.
Ниже перечислены шаблоны писем, подходящие для любых сфер бизнеса: неважно, предлагаете вы клиенту или оказание других услуг, купить у вас определенную продукцию или стать поставщиком товаров, в любом случае они смогут помочь вам заключать сделки, если вы не будете говорить: «Уже конец месяца. Вы готовы к покупке?»
Эффективное письмо для заключения договора: 5 шаблонов, которые можно использовать
1. Новая ценовая политика
Эта тактика основателя SalesMBA, Джеффа Хоффмана. Он говорит:
«Если конец месяца или квартала близок, а потенциальный клиент все еще не «закрыт», подождите, пока останется три дня, и отправьте новый контракт.»
Хоффман объясняет, что к этому времени вы, скорее всего, уже предложили скидку, поэтому если покажете клиенту новую цену без скидки, он будет больше замотивирован на покупку прежде, чем старая цена исчезнет. После того, как поговорите с потенциальным клиентом, можете определить, следует ли продлевать скидку.
Образец письма для заключения договора: Новая ценовая политика
Мы приближаемся к концу месяца, и я хочу отправить вам новые расценки, так как текущие цены перестают действовать [дата]. [Дата] заключение сделки будет доступно с учетом новой стоимости.
Дайте знать, если у вас появятся вопросы.
С уважением,
[Ваше имя]
2. Оставшийся бюджет
У многих отделов компании есть определенные выделенные бюджеты. В конце квартала или отчетного года они теряют любой выделенный бюджет, который не используют. Если вы пытаетесь заключить сделку к этому времени, то будет полезно напомнить об этом своему потенциальному клиенту.
Если они не теряют бюджет в конце месяца, это все равно отличный способ продолжить общение в спокойном режиме.
Образец письма: Осталась часть бюджета? У нас есть несколько идей для вас
Уважаемый [Имя потенциального клиента]!
Это конец квартала, и многие отделы, такие как ваш, ищут способы использовать выделенные бюджеты. Если у вас есть навязанный срок использования, то я бы с удовольствием предоставил вам решение. Я могу составить документы и передать их вам до конца дня.
Дайте мне знать, если вы заинтересованы. Также я готов ответить на любые ваши вопросы.
С уважением,
[Ваше имя]
3. Помощь руководства
Вам понадобится помощь вышестоящего начальства, чтобы закрыть сделку. Обратитесь к своим руководителям. Как правило, они заинтересованы в том, чтобы вы закрыли сделку, поэтому не бойтесь попросить руководителей отделов или генерального директора отправить письмо или позвонить потенциально клиенту.
Уважайте время своего руководства, предложив готовое письмо или тезисы для телефонного разговора. Часто такой подход показывает потенциальному клиенту, насколько ваша компания в нем заинтересована. Это так же является определенным видом персонального внимания к клиенту, что подтолкнет его к выбору вашей компании.
[Имя и должность] [название вашей компании]. Как мы можем помочь вашему бизнесу?
Здравствуйте, [Имя потенциального клиента]!
[Ваше имя] рассказал мне о вашем с ним сотрудничества, и я хотел лично связаться с вами, чтобы ответить на любые вопросы или проблемы, которые могут возникнуть при выборе [название вашей компании] в качестве вашего партнера.
Я очень заинтересован в том, чтобы наше сотрудничество было продуктивным, поэтому вы можете обращаться ко мне в случае необходимости. Я с нетерпением жду возможности узнать больше о том, как я могу помочь.
С уважением,
[Имя и должность]
4. Негативная обратная продажа
Это довольно смелая идея, однако специалист по делопроизводству HubSpot – Майк Роджевиц успешно ее использует. Это называется «негативная обратная продажа», и это способ подтолкнуть переговоры к заключению сделки или получить четкое «нет», чтобы вы могли двигаться дальше. Формула выглядит так:
Потенциальный клиент: «XYZ».
Продавец: «Обычно, когда я слышу, что кто-то говорит XYZ, на самом деле это означает ABC. Это действительно так?
Роджевиц говорит:
«Данная структура спасала меня бесчисленное количество раз. «Справедливо ли мне предположить, что это так?» мягко подталкивает потенциального клиента к более честному ответу о его интересе к моему продукту».
Однако этот способ не для слабонервных. Роджевиц предупреждает:
«Применяйте его выборочно и дипломатично. Убедитесь, что вы никогда не используете его в тех случаях, когда нет никаких шансов для заключения сделки».
Хотел оценить ваш интерес к этому …
Здравствуйте, [Имя потенциального клиента]!
Мы столкнулись с тем, что [вставляем нужную фразу: «Мы несколько недель не можем заключить сделку», «Наши последние несколько звонков были проигнорированы», «Вы не представили меня своей команде»]. Обычно, когда такое происходит, это означает, что вы не заинтересованы в нашем предложении прямо сейчас. Так ли это?
Если да, то не нужно беспокоиться, мы можем вернуться этой теме чуть позже, когда это будет для вас более важно.
С уважением,
[Ваше имя]
Вы можете потерять клиента, отправив ему такое письмо, поэтому зарезервируйте его для сделок, которые действительно застопорились. Отошлите его тому человеку, с которым ничего другое уже не сработало.
5. Временная шкала проекта
Некоторых потенциальных клиентов легко упустить. Отправьте график проекта заинтересованным людям, которые тянут время. С вашей стороны – это мягкое напоминание о том, что вы готовы закрыть сделку и установить дату, когда это произойдет. Предоставляя потенциальному клиенту конкретные сроки, вы также дадите ему мотивацию, необходимую для завершения согласований и подписания контракта.
Публичная оферта представляет собой предложение вступить в договорные отношения, адресованное широкому кругу лиц. О том, что относится к публичной оферте и какие действия офертой не считаются, пойдет речь в данной статье.
Определение оферты: как сказать это простыми словами
Оферту по ГК РФ определяется как предложение совершить сделку, адресованное одному либо нескольким лицам (физическим или юридическим).В зависимости от предлагаемого к заключению вида договора оферта может быть обычной и публичной.
Что это такое — публичная оферта — простыми словами? Это предложение, сделанное неограниченному и при этом неопределенному количеству адресатов. Такую оферту может принять каждый. Форма оферты совпадает с формой совершаемой сделки, то есть она возможна как в устном, так и в письменном виде.
В коммерческой практике оферта зачастую представляет собой проект соглашения, направляемый заинтересованным лицом потенциальному контрагенту. Иногда говорят, что это договор оферты . Однако она может быть и в виде делового письма — в этом случае проект договора разрабатывается сторонами уже после достижения согласия по всем пунктам. Примером оферты в обыденной жизни может быть, например, обращение владельца дачного участка к соседу по поводу продажи излишков овощей. Или обращение к знакомому с предложением отдать во временное пользование какой-либо предмет (детскую коляску, санки и т. д.).
Каким же требованиям закона должна соответствовать оферта ? Перечислим основные положения об оферте ГК РФ :
- оферта носит определенный характер, явно выражает намерение оферента (инициатора договорных отношений) заключить сделку;
- направляется одному или сразу нескольким субъектам;
- обозначает все существенные условия будущего соглашения (т. е. такие, без которых данный вид сделки невозможно оформить): например, для договора о продаже существенным будет условие продажи объекта, а для подрядного соглашения — условия выполняемой работы и указание срока ее завершения;
- оферту , полученную адресатом, нельзя отозвать в течение периода времени, предоставленного для дачи ответа на нее (однако в самой оферте может быть оговорена допустимость ее отзыва).
Если субъекта, получившего оферту , она полностью устраивает, он может ее принять (например, подписать полученный проект договора, направить ответное письмо о согласии оформить сделку, фактически начать исполнение договора). Молчание не приравнивается к принятию оферты ГК РФ. Согласно кодексу для заключения договора требуется получение акцепта, однако среди предпринимателей встречается и противоположная практика.
Как подготовить оферту?
Письменное предложение о заключении сделки направляется как по инициативе самого оферента, так и в ответ на запрос другой стороны. Оно может быть в форме:
- развернутого проекта договора, в котором прописаны даже не очень существенные детали;
- письма , содержащего наиболее важные условия, на которых возможно сотрудничество;
- сообщения, в котором указаны лишь существенные условия будущей сделки.
Деловое письмо с предложением оформить сделку включает в себя следующие составные части:
- шапку, в которой указываются данные адресата;
- исходящий номер и дату;
- реквизиты письма, на которое дается ответ (в случае если оферта посылается в ответ на чей-либо вопрос о возможности сотрудничества);
- заголовок;
- обращение (если документ адресован лично руководителю);
- тело оферты (в этой части документа перечисляются условия, на которых автор письма согласен оформить договор);
- подпись отправителя с указанием ФИО и должности.
Для ознакомления образец оферты размещен на этой странице.
Образцы писем-предложений к заключению договоров на оказание услуг и поставки
Предложение заключить договор оказания услуг(форма)
оферта )
______________________________________________
(наименование организации)
« »___________ 20__ г. № ____
О заключении договора оказания услуг
Предлагаем вам заключить договор оказания услуг
___________________________________________________________________
на следующих условиях:
1) __________________________________________________________________;
2) __________________________________________________________________;
3) __________________________________________________________________.
Ждем вашего ответа до “___” _______________ 20 __ г.
Не знаете свои права?
Оферта о поставке продукции (форма)
______________________________________________
(должность адресата — кому предназначена оферта )
______________________________________________
(наименование организации)
« »___________ 20__ г. № ____
на № ________ от «»___________ 20__ г.
О поставке продукции
Благодарим за запрос от « »_________ 20__ г. и сообщаем, что можем предложить вам _____________________________ в количестве _______________.
(наименование товара)
Качество: _______________.
Упаковка: _______________.
Цена: _______________.
Срок поставки: _______________.
Условия оплаты: _______________.
Настоящее предложение действительно до « »_________ 20__ г.
С уважением, __________________________________________________________
(должность, подпись и ФИО адресанта)
(Наименование организации, печать)
В каких случаях для заключения договора используют публичную оферту?
Особой разновидностью данного документа является публичная оферта . Этим термином обозначают предложение заключить сделку, адресованное неопределенному кругу субъектов. Закон называет следующие признаки публичной оферты :
- содержит существенные условия ожидаемой сделки;
- из ее текста очевидно, что в договорные отношения может вступить любое обратившееся лицо.
Если в объявлении о продаже товара, оказании услуг прямо сказано, что оно касается только некоторых категорий граждан, то такое сообщение публичной офертой не считается.
Необходимо отметить, что публичная оферта может быть представлена не только в письменной или устной форме, но и в виде определенных действий. Так, выставление товара в торговом зале, на витринах и прилавках, размещение в магазине каталогов товаров или их описаний также считается публичным предложением купить эти предметы в розницу. Названные действия являются офертой даже в тех случаях, когда продавец не указал цену на предлагаемый товар.
В качестве примера публичного предложения о заключении договора можно назвать информацию, размещаемую на сайте интернет-магазина:
- об ассортименте;
- ценах на продукцию;
- сроках и порядке оплаты и доставки;
- гарантиях и ответственности магазина.
Иногда в таких сведениях прямо отражено, что они являются офертой .
Зачем в рекламе делают пометку «не является публичной офертой»?
Закон говорит о том, что по общему правилу реклама офертой не признается. Это вполне логично, ведь цель рекламы — выставить товары и услуги в выгодном свете, а не донести до потребителей все условия их приобретения.
Однако если текст рекламного объявления включает в себя все существенные условия будущего договора, то и реклама считается офертой . И если такое рекламное предложение рассчитано на всех откликнувшихся лиц, то оно является публичной офертой .
Оферта обязывает сделавшее ее лицо заключить договор именно на тех условиях, которые были в ней указаны. К примеру, если речь идет о продаже холодильника определенной модели по цене 15 тыс. руб., то его уже нельзя будет выставить на продажу по другой цене. Поэтому рекламодатели, как правило, не заинтересованы в том, чтоб распространяемая ими реклама имела признаки оферты .
В связи с этим нередко в рекламных объявлениях встречается фраза «не является публичной офертой » — таким способом рекламодатели рассчитывают оставить себе пути к отступлению. На самом же деле добавление этой пометки не играет существенной роли, т. к. законодатель не дает права даже с помощью такой оговорки превратить рекламу, являющуюся офертой , в рекламу, не являющуюся таковой.
Указание контактов в письме наверняка сделает взаимодействие между деловыми партнерами гораздо удобнее. Кроме того, получение такого письма подразумевает приложение в виде нового договора. Он может быть как типовым, так и с внесенными изменениями. Если у организации-получателя не имеется возражения ни по одному из пунктов нового соглашения, то к компании-отправителю возвращается уже подписанный экземпляр. Такие манипуляции позволяют перезаключать договора со многими учреждениями сразу без существенных временных затрат. Сложные случаи Достаточно часто встречаются ситуации, когда договор требует обсуждений, доработок. В таких случаях не обойтись без консультаций грамотного юриста. Одна либо обе стороны привлекают специалиста этого профиля для того, чтобы внести в перезаключаемый договор необходимые коррективы.
Гарантийное письмо о намерении заключить договор
Образцы писем-предложений Оферта (договор оферты) — это предложение о заключении договора о сотрудничестве с указанием основных деталей сделки: наименования, количества, качества, цены товара, условий и срока поставки, оплаты, способа доставки. Она является предварительной стадией заключения договора.
Лицо, делающее предложение, называют оферентом, принимающее – акцептантом. Предложение, сделанное неопределенному кругу людей, называется публичной офертой.
Образец письма — коммерческого предложения о сотрудничестве (.doc) Образец письма-предложения (оферты) о заключении договора (.doc) Образец оферты (письма-предложения) о поставке продукции (.doc) Рекламация. Образец рекламации (письма-претензии) Рекламация — это претензия, которая составляется при совершении сделки в случае неудовлетворенности одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученного товара, сроками поставки и т.п.
Письмо о заключении договора образец бланк
Рекомендательное письмо содержит в себе краткую характеристику профессиональных навыков, достижений человека, его основных успехов во время учебы либо работы, сильных сторон. С помощью рекомендаций работодатель может увидеть более четкую картину профессиональной деятельности кандидата, узнать мнение о нем как о сотруднике со стороны людей, которые с ним работали либо учились.
Инфо
Рекомендательное письмо требуют не все работодатели, но при поиске новой работы лучше все-таки позаботиться о его наличии и, как и сопроводительное письмо, приложить к резюме — это придаст большую солидность кандидатуре соискателя. Образец рекомендательного письма сотруднику (.doc) Образец рекомендательного письма компании (.doc) Образец рекомендательного письма бухгалтеру (.doc) Образец рекомендательного письма водителю (.doc) Письмо-напоминание.
Образец письма о заключении договора
Дополнения По желанию сторон письмо о перезаключении договора на другую компанию может быть дополнено необходимыми для конструктивного взаимодействия моментами. Оно может включать в себя:
- Возможность получения ответного письма.
Адресат может выразить свое согласие либо несогласие.
- Временные рамки. Если подразумевается ответ, удобнее установить определенную дату, в течение которой этот ответ ожидается получить.
- Указание реквизитов старой организации.
- Дополнения в виде документов, подтверждающих положение дел, освещенных в причинах необходимости в перезаключении договора в первой части письма.
Правовые нюансы С юридической точки зрения, такое взаимодействие выходит за рамки общепринятого.
Одним из видов документов, необходимых для сделки, может быть уведомление о заключении договора. Они бывают нескольких видов – контрагенту (второй стороне сделки), третьим лицам (когда о факте заключения договора сторона обязана сообщить, например, о переуступке права требования), уполномоченным органам власти (к примеру, о приеме на работу гражданина, ранее занимавшего должность государственной службы и т.п.). Некоторые из уведомлений о заключении договора рассмотрены нами отдельно. В этой информации можно ознакомиться с общим порядком составления и подачи такого рода документов.
Пример уведомления о заключении договора
В филиал ПАО «БанкРегионМос»
в г. Воскресенск
адрес: 140209, Московская область,
г. Воскресенск, ул. Петровская, 19
Заявитель: Подгановский Виктор Сергеевич
адрес: 140205, Московская область,
г. Воскресенск,
ул. Петербургская, 152
Согласно требованиям ст. 46 Семейного кодекса Российской Федерации уведомляю Вас о том, что 20 мая 2017 года между мной и моей супругой, Подгановской Марией Дмитриевной, 20.08.1982 года рождения, заключен брачный договор. Указанный договор в соответствии с СК РФ удостоверен нотариусом Московской области в г. Воскресенск Петровой Вероникой Васильевной 20.05.2017 г.
По условиям вышеуказанного брачного договора все кредиты, поручительства являются личными обязательствами супругов, и на них не распространяется режим . Условиями брачного договора закреплен порядок разграничения личной и общей совместной собственности супругов в целях исполнения обязательств перед третьими лицами.
Информация направляется для сведения в соответствии с заключенным между нами договором поручительства № 468-ПР-2017 от 20.01.2017 г. в рамках кредитного обязательства ООО «Речник».
Основание направить уведомление о заключении договора
Как видно из нашего примера, обязанность направить уведомление о заключении договора может предусматриваться разными правовыми нормами. Для получения подробной индивидуальной консультации, когда самостоятельно разобраться стоит ли готовить такой документ, на нашем сайте можно обратиться к дежурному юристу.
Перечень оснований для направления уведомления (в кратком виде):
- переуступка права требования. Когда право получить денежные средства или имущество в счет задолженности передается третьему лицу;
- перевод долга. Когда имеющая задолженность будет погашаться третьим лицом (с предварительным согласием в порядке ст. 391 ГК РФ);
- уведомление о заключении сервитута (по Земельному кодексу в случае, если земельный участок под аренду является федеральной, региональной или муниципальной собственностью);
- акцепт оферты (ст. 433 ГК РФ), т.е. когда на предложение заключить договор сторона отвечает согласием и осуществляет необходимые для исполнения сделки действия;
- уведомление о заключении трудового договора с гражданином, которые ранее замещал должности государственной или муниципальной службы (постановление Правительства РФ от 21.01.2015 г. № 29);
- арендатор земельного участка при заключении договора субаренды (ст. 22 Земельного кодекса РФ) и др.
Нюансы составления уведомления о заключении договора
В зависимости от адресата документа определяется его форма. Она может быть свободной (например, когда одна сторона принимает предложение другой заключить договор на предложенных условиях), а может устанавливаться нормативными правовыми актами (о заключении гражданско-правового договора с иностранцем). Этот вопрос требует детального изучения и проработки. Так как за несоблюдение формы уведомления нередко Кодекс РФ об административных правонарушениях предусматривает административную ответственность.
Если образец уведомления не установлен законодательством РФ, ему необходимо придать юридическую значимость. То есть:
- указать ссылку на нормативно-правовой акт в качестве основания направления документа
- указать какой договор, на каких условиях (при необходимости), между кем и когда заключен или заключается (очень важно указать все существенные условия)
- дата составления документа и подпись отправителя.
Вручение уведомления о заключении договора
Порядок и срок вручения документа тоже зависит от обязательности его направления и регламентации на законодательном уровне. В каких-то случаях будет достаточно направить письмо по почтовому адресу. В других допускается только личное обращение с письменным уведомлением о заключении договора в уполномоченные органы.
В любом случае, уведомление о заключении договора вручается уполномоченному лицу, и этот факт должен подтверждаться документально (бланк квитанции почтового отправления, опись вложения, подпись адресата и дата на втором экземпляре и др.).
